Privacyverklaring

In deze Privacyverklaring leest u hoe de BiblioNu uw persoonsgegevens verwerkt. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting BiblioNu.

Contactgegevens

de Bibliotheek BiblioNu
Merseloseweg 59
5801 CC Venray
0478 - 581970
info@biblionu.nl
KvK 12068921

 

1. Inleiding

BiblioNu verzorgt het bibliotheekwerk in de gemeenten Horst aan de Maas en Venray. BiblioNu verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd.
Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. Daarom doen we er graag alles aan uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. BiblioNu handelt binnen de kaders van de wet.  

1.1 Opbouw privacyverklaring

In de inleiding van dit document vindt u informatie over BiblioNu. BiblioNu is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met BiblioNu.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.3 Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst: het lidmaatschap van de Bibliotheek.

Voor andere diensten bent u niet verplicht om gegevens te verstrekken. Voor sommige extra producten en diensten vragen we dan eerst uw toestemming voordat we (meer) persoonsgegevens van u verzamelen of voordat we gegevens die we al hebben voor andere doeleinden gebruiken dan uitvoering geven aan het
lidmaatschap.

BiblioNu heeft een eigen nieuwsbrief. Voor het versturen van de nieuwsbrief mogen wij uw persoonsgegevens, die we hebben gekregen voor het lenen van boeken en e-books, niet zomaar gebruiken. Dit omdat u de persoonsgegevens hebt afgegeven voor een ander doel dan het versturen van een nieuwsbrief. U kunt u abonneren op onze nieuwsbrief via Mijn menu van onze publiekscatalogus. Indien u hier aangeeft de nieuwsbrief te willen ontvangen geeft u tevens toestemming uw gegevens te mogen gebruiken voor het versturen van de nieuwsbrief.

1.4 Gegevens verzameld bij anderen?

BiblioNu verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf. Uitzondering hierop zijn gegevens die worden verkregen van scholen waarmee de BiblioNu een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten (De Bibliotheek op school: DBos). In dat geval fungeert de BiblioNu als verwerker.

1.5 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

BiblioNu is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

1.6 Wie is de functionaris van gegevensbescherming?

BiblioNu heeft, gezien zijn omvang van minder dan 250 werknemers gekozen voor een externe functionaris gegevensbescherming.


2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens.

2.1   Naam en contactgegevens (categorie 1):
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer. 

2.2   Betaalgegevens (categorie 2):
Dit is uw rekeningnummer.

2.3  Leengegevens (categorie 3):
Dit zijn de gegevens over de boeken en andere materialen die u bij ons geleend heeft.


3. Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.

3.1    Leveren van diensten
-       Inschrijven in ons systeem
-       Klantenservice
-       Authenticatie van de klant
-       Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen

3.2   Onderzoek en statistiek
-       Bijhouden van aantal nieuwe klanten per vestiging
-       Analyseren van deze data

3.3   Marketingdoeleinden
-      Informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen via de nieuwsbrief
-      Voor het kunnen verrichten van marktonderzoek en onderzoek naar onze dienstverlening.

3.4   Juridische geschillen
-       Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil


4. Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?

4.1   Dienst 1: inschrijven van een lid
Voor het inschrijven van een lid gebruikt BiblioNu persoonsgegevens uit de 1e en 2e  categorie zoals beschreven in hoofdstuk 2.
Dit heeft als doel het inschrijven van een nieuw lid om vervolgens diensten te kunnen leveren.

4.2   Dienst 2: uitlenen en innemen van materialen
Voor het uitlenen van materialen gebruikt BiblioNu persoonsgegevens uit de 1e en 2e categorie.

4.3   Dienst 3: interbibliothecair leenverkeer
BiblioNu verwerkt de persoonsgegevens uit de 1e categorie bij het opvragen van werken uit de catalogus van een andere Bibliotheek.

4.4  Dienst 4: overige verwerkingen
BiblioNu verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een lid, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat de BiblioNu uw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.


5. Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?

5.1  Toestemming
BiblioNu gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken.  

5.2  Overeenkomst
BiblioNu gebruikt voor het uitlenen van boeken, e-books, andere materialen of het abonnement t.b.v. pc-gebruik als grondslag de overeenkomst.

Taak van algemeen belang
BiblioNu gebruikt voor de bibliotheekfuncties op grond van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen persoonsgegevens


6. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

BiblioNu maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. 

    


7. Delen we de gegevens met andere partijen?

BiblioNu deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de leenovereenkomst. Dit is in ons geval de Provinciale Ondersteuningsinstelling Cubiss. Deze instelling is een dienstverlener die zorgt voor het functioneren, het beheer en het onderhoud van de software waarmee we leden en transacties administreren, en waarmee we onze collectie administreren.


Als lid van BiblioNu kunt u gebruik maken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. Via de website www.onlinebibliotheek.nl kunt u bijvoorbeeld e-books lenen. Ook op de website www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de Koninklijke Bibliotheek aangeboden. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dient u  op de website(s) voor de desbetreffende diensten een account aan te maken. Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de Koninklijke Bibliotheek uit om het mogelijk te maken dat u door de Koninklijke Bibliotheek als lid van de Bibliotheek wordt herkend. Op het moment dat u een account voor deze dienst(en) aanmaakt geeft u hiermee toestemming voor het verstrekken van uw lidmaatschapsgegevens van BiblioNu aan de Koninklijke Bibliotheek. De Koninklijke Bibliotheek koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerkt deze gegevens overeenkomstig haar eigen privacyverklaring: https://www.onlinebibliotheek.nl/klantenservice/privacy-policy.html.


Als u gebruik maakt van de diensten via www.onlinebibliotheek.nl en/of www.bibliotheek.nl, kunt u voor jouw rechten als betrokkene rechtstreeks contact opnemen met de Koninklijke Bibliotheek. U kunt van modelbrieven gebruik maken en die zijn beschikbaar op: https://www.kb.nl/avginzage.
 
Verder is het voor leden mogelijk om via interbibliothecair leenverkeer werken op te vragen uit de collectie van een andere Bibliotheek. Bij het leveren van deze dienst is het noodzakelijk om uw naam, lidmaatschapsnummer en e-mailadres te verstrekken aan de andere Bibliotheek.
 
Daarnaast maakt de BiblioNu gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot (een beperkt aantal) persoonsgegevens. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met uw gegevens.
 
BiblioNu zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.
 
Soms is BiblioNu verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.
 
 


8. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

BiblioNu heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.


9. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft BiblioNu een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals onder punt 8 van dit statement is duidelijk gemaakt verwerken we alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Wij streven ernaar dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.


10. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

10.1  Naam en contactgegevens (categorie 1)
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.

10.2  Betaalgegevens (categorie 2)
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren we de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.

10.3  Leengegevens (categorie 3)
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.


11. Welke rechten heeft u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

  • Het recht van inzage
    U heeft  het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • Het recht van correctie
    Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen;
  • Het recht van verwijdering
    Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
  • Het recht van beperking
    Gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, heeft u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
  • Het recht van dataportabiliteit
    Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben, overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • Het recht van bezwaar
    Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing heeft u altijd het recht van bezwaar.

 
Kom u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kun je mailen naar info@biblionu.nl


12. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

BiblioNu vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons


13. Cookies, of vergelijkbare technieken, op de website

Op onze website wordt gebruik gemaakt van technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die uw computer ontvangt wanneer u onze website bezoekt. Om het gebruik van onze websites te meten gebruiken wij de Google Analytics en Adobe Analytics. Daarmee houden we bij hoe bezoekers onze website gebruiken, welke pagina’s zij bezoeken, waar zij vandaan komen, waar zij op klikken en welke browser zij gebruiken. Met deze informatie kunnen wij het gebruiksgemak en de kwaliteit van onze website verbeteren en kunnen bezoekersstatistieken worden opgesteld. Deze laatsten hebben wij o.a. nodig om ons te kunnen verantwoorden aan subsidieverstrekkers. In de instellingen van uw browser kunt u ervoor kiezen cookies uit te schakelen. Dit kan wel de functionaliteit van de website en van bibliotheekdiensten beïnvloeden.


14. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring of ons privacy beleid kunt u via ons mailadres contact met ons opnemen: info@biblionu.nl